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Procédure de saisie des frais de déplacement dans l'application ULYSSE/DT

Vous accédez  à l'application Ulysse, via l'adresse de connexion suivante :
https://sconet.ac-nantes.fr/dt
Votre identifiant et votre mot de passe sont les mêmes que pour l'accès à votre messagerie.
NB : Si vous rencontrez des difficultés d'accès, il faut envoyer un mail à la plate forme d'assistance à l'adresse suivante : assistance@ac-nantes.fr
D'entrée, vous accédez alors à une page qui retrace tous les déplacements qui ont été saisis pour l'année 2009.

Vocabulaire :
  • OM PERMANENT : l'ordre de mission (OM) vous autorise à circuler. Il est saisi par le service de l'inspection académique (DIFAG). Pour le repérer, c'est le seul OM qui n'a pas de montant. Tous les déplacements se font en référence à cet OM.
  • OM PONCTUEL : il est toujours en référence à l'OM Permanent.
    C'est cet OM qui est à saisir pour retracer vos déplacements : vous devez compléter 1 OM ponctuel par mois pour tous vos déplacements mensuels.
  • ETAT DE FRAIS : c'est l'aboutissement de votre OM ponctuel. Après sa validation par votre supérieur hiérarchique puis par le service gestionnaire, votre OM part en paiement via un état de frais qui répertorie toutes les données saisies afin de les transférer vers l'application financière CHORUS chargée d'effectuer le paiement.
Sur la page d'accueil, vous trouverez  4 onglets, avec un menu déroulant dans chaque :
  • l'onglet "menu" répertorie toutes les fonctionnalités auxquelles vous pouvez accéder, parmi lesquelles votre fiche profil.
    Cette fiche profil est votre véritable «  carte d'identité » : nom, prénom, adresse, NUMEN, véhicule, coordonnées bancaires... Ce sont ces données qui sont saisies par la DIFAG. Vous n'avez pas à modifier cette fiche.
    Si vous changez votre véhicule, vous devez, comme précédemment, en informer la DIFAG  afin qu'elle puisse procéder au changement.
    Important : vous ne pouvez saisir des déplacements qu'avec le seul véhicule enregistré.
  • l'onglet "ordre de mission" vous permet de saisir vos déplacements, mois par mois, en prenant soin d'effectuer chronologiquement cette saisie (par exemple : le mois de janvier 2010 avant le mois de février 2010)
  • l'onglet "état de frais" vous permet de connaître l'état de vos états de frais : en attente de validation, validé , etc...
  • l'onglet "aide" qui contrairement à son nom, ne vous apportera aucune aide
Important : si vous voulez revenir sur une page antérieure, ne pas utiliser la flèche de retour de votre navigateur, mais la flèche bleue en haut à droite de votre page ouverte, ou cliquer dans 1 des 4 onglets.

Déroulement de la procédure de saisie

Sur la page d'accueil, dans l'onglet "Ordre de mission", choisir "créer un OM", puis valider.
Dans la page suivante, sélectionner "initialisation d'un OM ponctuel à partir d'un OM permanent", puis valider.
Une nouvelle fenêtre apparaît avec une liste d'OM : cliquer sur le numéro de l'OM figurant dans la partie inférieure de la page, à gauche, en face duquel se trouve la date du 01/01/2010, il s'agit de l'OM permanent.

Dans la dernière fenêtre :

Dans la case  "lieu de départ", inscrire : ADM
Dans la case  "lieu d'arrivée",  inscrire : ADM
Dans la case "destination principale", inscrire la ville où principalement vous vous êtes rendu.
Dans la case "type de mission", sélectionner, grâce au menu déroulant :  "personnels itinérants"
Dans la case  "date de début", inscrire le 1er jour de la mission, ainsi que l'heure.
Dans la case "date de fin", inscrire le dernier jour de la mission, ainsi que l' heure.

NB : Il est recommandé de saisir ses frais de déplacement tous les mois, en regroupant ses déplacements du mois, et d'inscrire dans la case "date de début", le 1er jour du mois où l'on s'est déplacé, et dans la case "date de fin", la date du dernier jour du mois où l'on s'est déplacé.

Ne rien inscrire dans les onglets suivants, ils sont pré-remplis.

Tout en bas de page, dans l'onglet "indemnités kilométriques", cliquer sur "créer"
Dans la case "voiture", vous avez le choix entre cv ou SNCF, sélectionner cv, correspondant à votre véhicule déjà pré-renseigné.
Dans la case "barème kilométrique", sélectionner "barème kilométrique standard"
Après : rentrer la date, les lieux, le nombre de trajet, et enfin le nombre de kilomètres.
Pour obtenir plus de lignes, il suffit de cliquer sur "enregistrer" juste au-dessus pour obtenir de nouvelles lignes de saisie.
Lorsque vous effectuez un circuit sur une même journée, noter bien toutes les villes où vous vous rendez (si vous n'avez pas la place vous pouvez ne pas saisir la ville de départ et de retour puisqu'il s'agit forcément de votre résidence administrative,).
Cliquer ensuite sur enregistrer juste au-dessus à droite de cet onglet des kms, le montant s'affiche alors.

Enfin, cliquer sur la petite flèche verte à gauche de "avancer" en haut à droite de cette dernière page, afin de faire valider votre déplacement par votre supérieur hiérarchique (IEN de circonscription pour les enseignants du 1er degré).
Sur la dernière page, cliquer sur "passer au statut 2 : en attente de validation hiérarchique".
Cliquer sur la loupe à côté du destinataire, et sélectionner votre supérieur hiérarchique, puis sélectionner "prévenir le destinataire par e-mail".
Pour quitter l'application, dans l'onglet "menu", cliquer sur déconnexion.

La GRH-AG se tient à votre disposition pour tout renseignement par mail ou téléphone :
Amandine LEVECQ 02.43.59.92.41 et Karine BELLANGER 02.43.59.92.60
ou : ce.difag53@ac-nantes.fr

M.A.J. Le 18 octobre 2011


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